賃貸借不動産の戦略的業務管理の実現
■プラットホーム構築
不動産を多数賃貸借している企業のために、賃貸借不動産の「情報」「業務ノウハウ」「不動産に関わる数値」をデータベース及び電子化（統合）し、情報管理体制を合理化することをサポートします。管理体制が整備されると、的確な現状把握及び分析が迅速に行うことが可能となり、抱えている課題が顕在化してきます。顕在化した課題への取り組みは、統合された情報管理体制の下、的確に実行することができます。
弊社は、賃貸借不動産の戦略的な情報管理、業務管理及び遂行を実現するための「プラットホーム」を「簡易」に「安価」に提供するとともに、目的にあった戦略立案を提案し、実行するためのサポートをします。
全国に店舗を展開している企業向けに、「出店後店舗」の「不動産賃貸借契約情報の一元管理システム」を提供します。
現状
多くの企業において、数百あるいは数千件に及ぶ各店舗（賃借不動産）の情報管理、及びそれに伴う膨大な契約書類の管理が、特定の管理者に依存しております。また情報管理を複数部署で行っているため、必要情報の把握が非常に困難です。
具体的には、(1)新規出店候補物件探しから契約締結までを管理する部署、(2)契約締結後に書類保管と家賃支払を行う部署、(3)契約更新を行う部署、という体制です。
その結果、必要に応じて担当者に資料提出を求めるという対応方法であるため、必要事項の把握、それに伴う業務処理にかなりの時間を取られるという状況です。
情報の一元化、業務の効率化により、このような状況を打破することは、内部統制等の観点からも、必要不可欠であると考えられます。
改善対象の主な業務範囲
- <賃貸借契約管理面>
- 契約更新状況の把握
- 賃貸借契約および特約条項の確認
- 家賃交渉履歴（交渉過程）の把握
- <店舗管理面>
- 店舗関連情報の複数部署での個別的かつ重複的管理
- 各店舗利益の確認および分析
- 撤退、改修等の判断および時期
- <事務処理面>
- 契約更新に伴う家賃及び差入保証金等の変動の把握
- 据え置期間のある差入保証金等の返還予定の管理
- 差入保証金等の残高確認
- 各店舗の不動産契約などに関連する書類（賃貸借契約書およびそれに付随する「覚書」、店舗内装図面など）の一元管理
賃貸借契約管理システム導入のねらい
■導入の目的・ねらい
- 各部署で個別的かつ重複的に管理している契約情報を一元管理することにより業務の効率化を図ること。
- 膨大な契約書・覚書等の中で、特定の重要事項を瞬時に確認できること。
- 各部署間の情報伝達速度をアップし、正確な業務処理を行えるようにすること。
- 契約書・覚書等を電子化し、容易にシステム上の契約情報と比較可能とすることにより内部統制の向上を図ること。
- 個人任せの属人的業務を誰でもできるように標準化すること。
→上記の5項目を実行することにより、「賃貸借不動産の戦略的ポートフォリオマネジメント」が可能となります。具体的には、賃料減額等賃貸借条件の改善交渉の必要性を検証できる、あるいは必須の「契約条件」とその必要のない「契約条件」が判別できるなど、問題のある「契約内容」および「状況」を把握した上で、中長期的な戦略、対応を検討、実行することができます。
具体的な業務改善点について
- 1.差入保証金の残高管理
- 賃貸借契約の更新時期を管理するツールがないため、所轄部署の担当者が契約更新を行い、差入保証金等が変動していても、関連部署には更新情報が伝わらないという情報の共有化に課題がありました。システム導入により事前に契約更新時期を把握できるようなり、連絡のない要更新契約については関連部署から問い合わせをすることにより、未然に差入保証金等の誤差発生等の問題が防止できます。
- 2.契約交渉履歴の把握
- どのような契約にも契約書本文等には記されていない個別の特殊事情や交渉過程があります。このような情報は担当者のメモ書きとして残していても、活用しづらく、紛失のおそれもあります。これを体系的に管理することにより、たとえ契約担当者の異動があっても、これまでの交渉過程が把握できるため、以後の契約交渉や更新契約に役立てることが可能となります。
- 3.契約情報の電子化により業務効率化を実現
- 特定の契約についてその内容を確認するために、キャビネットなどに保管されている契約ファイルを閲覧し、覚書を含め契約当初から現在までの内容を読み解く必要がありました。システム導入後は瞬時に内容を検索・抽出できるため、必要情報を容易に把握できるようになります。また、必要があれば電子化した契約書等そのものを参照することも可能となり、大幅な業務効率化を実現します。
- 4.その他
- 賃貸借契約「更改」交渉履歴をシステム内に保持することにより、特定の業務担当者に蓄積されていた「交渉ノウハウ」を社内共有し、これに基づき自社に有利な「更改」交渉を実施できます。